Exatidão nos Registros Financeiros e Empresariais
A precisão será primordial para o sucesso do nosso negócio. Esta será uma parte essencial para gerirmos o nosso negócio legal, honesta e eficazmente.Todos teremos a obrigação de nos certificarmosque os nossos registos, financeiros ou outros,serão precisos. Em particular, será crucial ser possívelfornecer informação transparente, regular e fiável aos nossos acionistas.
Espera-se que:
- Se desempenhe o nosso papel para assegurar que serão mantidos registos financeiros e empresariais precisos e de forma permanente;
- Se mantenham os registos em segurança e se sigam as linhas de orientação sobre retenção de registos;
- Se coopere com os auditores internos e externos;
- Se recusem todas as transações em numerário;
- Se não existir outra possibilidade, as transações em dinheiro devem ser expressamente autorizadas, devidamente registadas e documentadas;
- Nos certificaremos sempre de que não alugaremos, venderemos, transferiremos ou liquidaremos quaisquer bens da ANDARAGUÁ sem a devida autorização e documentação.
P: Foi-me pedido para verificar o relatório de locações e vendas preparado pelo meu gestor para o final do ano. Ao fazê-lo, notei o que penso ser um erro que mais ninguém pareceter notado. Estou bastante nervoso relativamente amencionar o assunto, pois não quero colocar em risco aminha relação com o meu gestor. O que devo fazer?
R: A razão pela qual lhe foi pedido para verificar o relatório de locações e vendas é precisamente para ter a certeza que não existem erros. Se não o divulgar, não estará a desempenhar o seu trabalho devidamente e não estará a servir os interesses da Empresa. Deve falar imediatamente com o seu gestor sobre o que encontrou. Ele ou ela não tem razão para estar zangado consigo; pelo contrário, fez bem em evitar que fosse passada informação incorreta.
P: A vida por vezes será muito agitada e nem sempre conseguirei encontrar todas as faturas para apresentar as minhas despesas. É possível eu adicionar algumas despesas fictícias que são inferiores ao total requerido para uma fatura, somente para acertar o total? Não seria desonesto de forma alguma, pois não vou ficar ganhando. Só estaria me certificando de que vou receber o que me é devido.
R: Não, isto não está correto. Significa que os relatórios de despesas estarão incorretos e que isso se traduzirá em registos contabilísticos errados. Deverá ser responsável pelas suas faturas; essa é a única garantia de que vai receber o que lhe será devido.
P: Se um dos nossos clientes perguntar se poderá pagar através de uma mistura de diferentes contas, usando dinheiro e cheques. Isto será aceitável? O que devo fazer?
R: Deverá ter especial cuidado com este tipo de transações. Pode se tratar de lavagem de dinheiro, um processo no qual os fundos obtidos através de forma ilegal (por ex.drogas, suborno e prostituição) são escondidos, ou tornados legítimos. Assim, deverá informar sempre a sua hierarquia antes de aceitar o pagamento e tomar todos os passos possíveis para se certificar de que esta é uma transação genuína. Entre os sinais de perigo a procurar estarão:
- pagamentos feitos em moedas que não a especificada na fatura;
- tentativas de fazer pagamentos em dinheiro;
- pagamentos feito por alguém que não consta do contrato;
- pagamentos de e para uma conta que não a utilizada na relação de negócios habitual e pedidos para fazer um pagamento excessivo.
Atenção: Se estiver a enfrentar um problema sobre precisão financeira, não o guarde para si. Obterá ajuda e apoio ao discutir o assunto com a sua gestão, o seu Diretor Financeiro ou o seu Diretor de Recursos Humanos (consultar também o capítulo sobre “Conversa Aberta”).