Procedimentos de Compliance Andaraguá
O presente dispõe acerca das políticas relativas ao monitoramento, fiscalização, verificação e aplicação das medidas e penalidades relacionadas ao cumprimento do disposto nos demais capítulos do nosso Código de Ética.
I. Objetivos
O presente objetiva assegurar, em conjunto com as outras disposições contidas no presente Código de Ética, a adequação, fortalecimento e o funcionamento do sistema de controles internos da Andaraguá, procurando mitigar eventuais riscos decorrentes da complexidade dos negócios da Andaraguá, bem como disseminar a cultura de controles para assegurar o cumprimento às leis e regulamentação aplicáveis à Andaraguá, relacionadas ao exercício de administração de todos os negócios da Andaraguá.
Todos os Colaboradores da Andaraguá que tiverem suas atividades profissionais relacionadas com a administração, gestão, manutenção, vendas, marketing e demais setores devem atuar de forma condizente com as regras, normas e procedimentos estabelecidos no Código de Ética Empresarial da Andaraguá, sendo importante que, em caso de dúvidas ou necessidade de aconselhamento, se busque auxílio imediato junto ao Diretor de Compliance ou na falta do mesmo, do Diretor Geral.
As regras aqui contidas e no citado Código de Ética Andaraguá deverão ser observadas por todos os Colaboradores da Andaraguá a fim de assegurar o estrito cumprimento das políticas estabelecidas no presente Código de Ética Andaraguá.
II. Setor de Compliance – Disposições Gerais
O controle e a supervisão das práticas profissionais dos Colaboradores em relação ao Código de Ética Empresarial Andaraguá será de responsabilidade do Diretor de Compliance, que será eleito pelos acionistas da Andaraguá S/A, com mandato de 2 (dois) anos, sendo permitida sua reeleição. O referido Diretor de Compliance será subordinado ao Diretor Geral, e na falta deste, pelo Diretor Jurídico da Andaraguá.
O Diretor de Compliance deverá ser escolhido entre pessoas com reputação ilibada e considerado qualificado para o exercício das atividades que lhes serão atribuídas. Além disso, deverá ter terceiro grau completo, ou na falta de formação acadêmica, notório conhecimento em sua área de atuação.
As regras que norteiam a atuação do Diretor de Compliance deverão ser revistas imediatamente antes da contratação da Andaraguá para o exercício de qualquer atividade de administração que difiram das atuais atividades.
Caberá ao Diretor de Compliance, promover a aplicação das políticas estabelecidas no Código de Ética Andaraguá, observado sempre o disposto neste Capítulo.
O Diretor de Compliance deverá, com periodicidade a ser definida por ele, mas não superior a uma vez ao ano, promover treinamentos visando manter seus Colaboradores constantemente atualizados em relação ao Código de Ética Andaraguá e a outros de auto-regulação aos quais a Andaraguá tenha ou venha a aderir, sem prejuízo de outros aos quais a Andaraguá venha a aderir, bem como garantir o conhecimento dos Colaboradores a cerca da legislação atual aplicável às atividades da Andaraguá e às regras de Compliance e controles internos constantes deste Capítulo.
Todos os funcionários ou demais colaboradores que vierem a ser contratados pela Andaraguá receberão uma cópia do Código de Ética Andaraguá, que será entregue sempre pelo Diretor de Compliance, e, que deverá ser estudado cuidadosamente sendo que para complementar este período de adaptação, dentro de até uma semana do ingresso do colaborador na Andaraguá, este participará de um treinamento individual, durante o qual serão apresentados a ele todos os pontos do Código de Ética Andaraguá, e, durante esta oportunidade, o colaborador poderá esclarecer quaisquer eventuais dúvidas que tenha sobre o Código de Ética Andaraguá, inclusive sobre as regras acerca da política de investimentos pessoais.
O Diretor de Compliance, visando assegurar que a Andaraguá opere em conformidade com o Código de Ética Empresarial da Andaraguá, normas e orientações aos quais a Andaraguá se sujeitará deverá, ao menos uma vez por ano, avaliar e revisar os procedimentos da Sociedade, tanto no âmbito das relações com terceiros (externas), como nas relações internas, no que concerne às atualizações, implementações de novas estratégias e/ou políticas e aditamentos e retificações dos mecanismos de controle interno, a fim de minimizar preventivamente eventuais riscos operacionais e de descumprimento do disposto do Código de Ética Andaraguá.
Sempre que julgar necessário, o Diretor de Compliance estabelecerá normas, procedimentos e controles internos para a Andaraguá, determinando as atualizações, implementações de novas estratégias e políticas ou, ainda, aditamentos e retificações dos mecanismos de controles internos.
Será assegurado pelo Diretor de Compliance, em conjunto com a Diretoria da Andaraguá S/A, que a estrutura organizacional da Sociedade determine, com clareza, a responsabilidade, autoridade e autonomia de cada área e a quem cada colaborador se reportará, afim de promover altos padrões éticos e de conduta, demonstrando a todos os Colaboradores a importância do comprometimento com todos os controles internos implementados.
III. Diretor Responsável por Compliance
A reunião de Acionistas da Sociedade, deverá eleger, para um mandato de 02 (dois) anos, podendo haver reeleição, um dos membros da administração da Sociedade para atuar como Diretor de Compliance.
Caberá ao Diretor de Compliance, as seguintes atribuições:
- Fiscalizar os atos dos administradores da Andaraguá e de qualquer de seus Colaboradores, verificando o cumprimento de seus deveres legais, estatutários e nos termos do Código de Ética Andaraguá e demais políticas aos quais estes ou a Sociedade Andaraguá venham a aderir no futuro;
- Estabelecer controles internos em relação a práticas e procedimentos, bem como verificar a adequação e efetividade de referidos controles;
- Descrever, avaliar e revisar os procedimentos das áreas de atuação de cada um dos Colaboradores, visando minimizar preventivamente riscos operacionais, sempre que entenderem necessário e, obrigatoriamente, uma vez por ano;
- Avaliar os processos e procedimentos utilizados para assegurar o cumprimento do disposto nos capítulos do Código de Ética Andaraguá e demais códigos, manuais e políticas aos quais a Sociedade Andaraguá venha a aderir;
- Avaliar eventuais atos que possam caracterizar, direta ou indiretamente, um descumprimento pelos Colaboradores, do disposto no Código de Ética Andaraguá e demais códigos, manuais e políticas aos quais a Sociedade Andaraguá venha a aderir;
- Sempre que julgar conveniente e, para fins de apurar fatos cujo esclarecimento seja necessário ao desempenho de suas funções, formular questões a serem respondidas por Colaboradores ou, se for caso, por peritos indicados pela Diretoria da Sociedade Andaraguá;
- Definir os procedimentos a serem adotados para a repressão de atos praticados em desacordo com Código de Ética Andaraguá e demais códigos, manuais e políticas aos quais a Sociedade Andaraguá venha a aderir, bem como estabelecer as penalidades ou mecanismos para a reparação de danos sofridos pela Sociedade Andaraguá e/ou a terceiros em função do descumprimento, a serem aplicados pela diretoria da Sociedade Andaraguá; e,
- Rever anualmente o Código de Ética Andaraguá e demais códigos, manuais e políticas aos quais a Sociedade Andaraguá venha a aderir, bem como, sempre que julgar necessário, propor alterações e ajustes a referidos documentos, de acordo com melhores práticas de mercado.
- Prestar suporte a todas as áreas da Sociedade Andaraguá no que concerne a esclarecimentos dos controles e do disposto nos capítulos do Código de Ética Andaraguá;
- Acompanhar a conformidade das atividades da Sociedade Andaraguá com as normas regulamentares (externas e internas, inclusive, mas não exclusivamente, conforme estabelecidas nos capítulos do Código de Ética Andaraguá) aprovado pelos acionistas e em vigor;
- Fiscalizar os controles internos da Sociedade Andaraguá.
O Diretor de Compliance atuará também como Diretor responsável pela verificação do cumprimento das políticas relacionadas ao combate e prevenção de lavagem de dinheiro, acompanhando de forma próxima e corriqueira as atividades da Sociedade Andaraguá, bem como assumindo a responsabilidade de comunicar o Diretor Geral caso tenha conhecimento de qualquer irregularidade ou suspeita de irregularidade relacionada à política de combate e prevenção à lavagem de dinheiro da Sociedade Andaraguá.
No mais, o Diretor responsável pelo Compliance, porque participará ativamente da administração da Sociedade Andaraguá, com dedicação pessoal, atuará também de forma direta e efetiva, como responsável pela aplicação das penalidades cabíveis sempre que ocorrer qualquer desvio no cumprimento de regras estabelecidas pelo Código de Ética Andaraguá aprovado pelos Acionistas da Sociedade Andaraguá, assim como de regras regulamentares e das regras constantes dos Códigos de Auto-Regulação aos quais a Sociedade Andaraguá terá que aderir.
Dessa forma, caberá ao Diretor de Compliance, que acompanhará de forma próxima as atividades a serem desenvolvidas pela Sociedade Andaraguá, decidir sobre a aplicabilidade de penalidades, bem como definir a natureza da penalidade a ser aplicada, em relação a qualquer infração, suspeita ou ameaça de infração, que venha a ser de conhecimento deste.
Adicionalmente, o Diretor de Compliance será responsável por apresentar um relatório de suas atividades, bem como um plano de ação anual para o setor de compliance da Sociedade Andaraguá, cabendo a este monitorar o cumprimento de prazos e o nível de excelência dos trabalhos desenvolvidos pelo setor de compliance.
Por fim, todos os Colaboradores da Sociedade Andaraguá firmarão um Termo de Adesão atestando ter lido e tomado conhecimento da existência deste capítulo e também do Código de Ética Empresarial Andaraguá, comprometendo-se a zelar para que todas as regras e princípios contidos aqui e no Código de Ética Empresarial do Andaraguá sejam sempre integralmente cumpridas, por si e demais Controladores.
André Ursini
Chairman Chief Executive Officer
